Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
o przepisie
art./§
aktu prawnego
pełną treść
widoczną część
powiązane
powiązane
Uwaga od redakcji:
Zmiany, które wchodzą w życie w wybranej wersji czasowej - zaznaczono kolorem
Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
Przepisy ogólne
§ 1. Rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:
1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";
2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".
§ 2. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
§ 3. 1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.
3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).
§ 4. 1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
§ 5. 1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.
2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Podróż krajowa
§ 6. 1. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca.
2. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
§ 7. 1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 38 zł za dobę podróży.
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
3. Dieta nie przysługuje:
1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;
2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
4. Kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 25% diety;
2) obiad - 50% diety;
3) kolacja - 25% diety.
5. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.
§ 8. 1. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
2. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
3. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
4. Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.
5. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
§ 9. 1. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
2. Ryczałt, o którym mowa w ust. 1, nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów.
3. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
§ 10. Pracownikowi przebywającemu w podróży krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
§ 11. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
Podróż zagraniczna
§ 12. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:
1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
§ 13. 1. Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.
2. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.
3. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
4. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.
§ 14. 1. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.
2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
1) śniadanie - 15% diety;
2) obiad - 30% diety;
3) kolacja - 30% diety.
3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.
4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
§ 15. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.
§ 16. 1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.
3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.
4. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.
§ 17. 1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.
3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.
4. Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:
1) odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2) ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3) nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
§ 18. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
§ 19. 1. W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą.
2. Zwrot kosztów, o których mowa w ust. 1, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027, z późn. zm.).
3. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.
4. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
§ 20. 1. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
2. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
3. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.
§ 21. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.
Przepisy końcowe
§ 22. Tracą moc:
1) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990, z 2004 r. nr 271, poz. 2686, z 2005 r. nr 186, poz. 1554 oraz z 2006 r. nr 227, poz. 1661);
2) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z 2003 r. nr 199, poz. 1951, z 2004 r. nr 271, poz. 2687 oraz z 2005 r. nr 186, poz. 1555).
§ 23. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 r.
w poszczególnych państwach
Lp. |
Państwo |
Waluta |
Kwota diety |
Kwota limitu na nocleg |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Afganistan |
EUR |
47 |
140 |
2 |
Albania |
EUR |
41 |
120 |
3 |
Algieria |
EUR |
50 |
200 |
4 |
Andora |
jak w Hiszpanii |
||
5 |
Angola |
USD |
61 |
180 |
6 |
Arabia Saudyjska |
EUR |
45 |
180 |
7 |
Argentyna |
USD |
50 |
150 |
8 |
Armenia |
EUR |
42 |
145 |
9 |
Australia |
AUD |
88 |
250 |
10 |
Austria |
EUR |
52 |
130 |
11 |
Azerbejdżan |
EUR |
43 |
150 |
12 |
Bangladesz |
USD |
50 |
120 |
13 |
Belgia |
EUR |
48 |
160 |
14 |
Białoruś |
EUR |
42 |
130 |
15 |
Bośnia i Hercegowina |
EUR |
41 |
100 |
16 |
Brazylia |
EUR |
43 |
120 |
17 |
Bułgaria |
EUR |
40 |
120 |
18 |
Chile |
USD |
60 |
120 |
19 |
Chiny |
EUR |
55 |
170 |
20 |
Chorwacja |
EUR |
42 |
125 |
21 |
Cypr |
EUR |
43 |
160 |
22 |
Czechy |
EUR |
41 |
120 |
23 |
Dania |
DKK |
406 |
1.300 |
24 |
Egipt |
USD |
55 |
150 |
25 |
Ekwador |
USD |
44 |
110 |
26 |
Estonia |
EUR |
41 |
100 |
27 |
Etiopia |
USD |
55 |
300 |
28 |
Finlandia |
EUR |
48 |
160 |
29 |
Francja |
EUR |
50 |
180 |
30 |
Grecja |
EUR |
48 |
140 |
31 |
Gruzja |
EUR |
43 |
140 |
32 |
Hiszpania |
EUR |
50 |
160 |
33 |
Indie |
EUR |
38 |
190 |
34 |
Indonezja |
EUR |
41 |
110 |
35 |
Irak |
USD |
60 |
120 |
36 |
Iran |
EUR |
41 |
95 |
37 |
Irlandia |
EUR |
52 |
160 |
38 |
Islandia |
EUR |
56 |
160 |
39 |
Izrael |
EUR |
50 |
150 |
40 |
Japonia |
JPY |
7.532 |
22.000 |
41 |
Jemen |
USD |
48 |
160 |
42 |
Jordania |
EUR |
40 |
95 |
43 |
Kambodża |
USD |
45 |
100 |
44 |
Kanada |
CAD |
71 |
190 |
45 |
Katar |
EUR |
41 |
200 |
46 |
Kazachstan |
EUR |
41 |
140 |
47 |
Kenia |
EUR |
41 |
150 |
48 |
Kirgistan |
USD |
41 |
150 |
49 |
Kolumbia |
USD |
49 |
120 |
50 |
Kongo,
|
USD |
66 |
220 |
51 |
Korea Południowa |
EUR |
46 |
170 |
52 |
Koreańska Republika Ludowo-Demokratyczna |
EUR |
48 |
170 |
53 |
Kostaryka |
USD |
50 |
140 |
54 |
Kuba |
EUR |
42 |
110 |
55 |
Kuwejt |
EUR |
39 |
200 |
56 |
Laos |
USD |
54 |
100 |
57 |
Liban |
USD |
57 |
150 |
58 |
Libia |
EUR |
52 |
100 |
59 |
Liechtenstein |
jak w Szwajcarii |
||
60 |
Litwa |
EUR |
39 |
130 |
61 |
Luksemburg |
jak w Belgii |
||
62 |
Łotwa |
EUR |
57 |
132 |
63 |
Macedonia |
EUR |
39 |
125 |
64 |
Malezja |
EUR |
41 |
140 |
65 |
Malta |
EUR |
43 |
180 |
66 |
Maroko |
EUR |
41 |
130 |
67 |
Meksyk |
USD |
53 |
140 |
68 |
Mołdowa |
EUR |
41 |
85 |
69 |
Monako |
jak we Francji |
||
70 |
Mongolia |
EUR |
45 |
140 |
71 |
Niderlandy |
EUR |
50 |
130 |
72 |
Niemcy |
EUR |
49 |
150 |
73 |
Nigeria |
EUR |
46 |
240 |
74 |
Norwegia |
NOK |
451 |
1.500 |
75 |
Nowa Zelandia |
USD |
58 |
180 |
76 |
Oman |
EUR |
40 |
240 |
77 |
Pakistan |
EUR |
38 |
200 |
78 |
Palestyńska Władza Narodowa |
jak w Izraelu |
||
79 |
Panama |
USD |
52 |
140 |
80 |
Peru |
USD |
50 |
150 |
81 |
Portugalia |
EUR |
49 |
120 |
82 |
Republika Południowej Afryki |
USD |
52 |
275 |
83 |
Rosja |
EUR |
48 |
200 |
84 |
Rumunia |
EUR |
38 |
100 |
85 |
San Marino |
jak we Włoszech |
||
86 |
Senegal |
EUR |
44 |
120 |
87 |
Republika Serbii
|
EUR |
40 |
100 |
88 |
Singapur |
USD |
56 |
230 |
89 |
Słowacja |
EUR |
43 |
120 |
90 |
Słowenia |
EUR |
41 |
130 |
91 |
Stany Zjednoczone Ameryki (USA), w tym: - Nowy Jork
|
USD |
59 |
200 |
350
|
||||
92 |
Syria |
USD |
50 |
150 |
93 |
Szwajcaria |
CHF |
88 |
200 |
94 |
Szwecja |
SEK |
459 |
1.800 |
95 |
Tadżykistan |
EUR |
41 |
140 |
96 |
Tajlandia |
USD |
42 |
110 |
97 |
Tanzania |
USD |
53 |
150 |
98 |
Tunezja |
EUR |
37 |
100 |
99 |
Turcja |
USD |
53 |
173 |
100 |
Turkmenistan |
EUR |
47 |
90 |
101 |
Ukraina |
EUR |
41 |
180 |
102 |
Urugwaj |
USD |
50 |
80 |
103 |
Uzbekistan |
EUR |
41 |
140 |
104 |
Wenezuela |
USD |
60 |
220 |
105 |
Węgry |
EUR |
44 |
130 |
106 |
Wielka Brytania |
GBP |
35 |
200 |
107 |
Wietnam |
USD |
53 |
160 |
108 |
Włochy |
EUR |
48 |
174 |
109 |
Wybrzeże Kości Słoniowej |
EUR |
33 |
100 |
110 |
Zimbabwe |
EUR |
39 |
90 |
111 |
Zjednoczone Emiraty Arabskie |
EUR |
39 |
200 |
112 |
Państwa inne niż wymienione w lp.1-111 |
EUR |
41 |
140 |
Przy podróżach do:
- Gibraltaru dieta i kwota limitu na nocleg wynosi jak w Wielkiej Brytanii,
- Hongkongu dieta wynosi 55 USD, a kwota limitu na nocleg 250 USD,
- Tajwanu dieta wynosi 40 EUR, a kwota limitu na nocleg 142 EUR.