Art. 138a. 1. Podmiot prowadzący skład podatkowy prowadzi ewidencję wyrobów akcyzowych.

2. Operator logistyczny prowadzący skład podatkowy oprócz ewidencji, o której mowa w ust. 1, prowadzi ewidencję wyrobów niebędących wyrobami akcyzowymi, innych niż stanowiące wyposażenie składu podatkowego.

3. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności:

1) ustalenie ilości, rodzajów oraz miejsca magazynowania w składzie podatkowym wyrobów akcyzowych:

a) objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy,

b) nieobjętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy, w tym:

- wyrobów zwolnionych od akcyzy, w tym zwolnionych ze względu na ich przeznaczenie,

- wyrobów opodatkowanych zerową stawką akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o których mowa w art. 89;

2) ustalenie ilości i rodzajów wyrobów, od których została zapłacona akcyza;

3) ustalenie ilości i rodzajów magazynowanych w jednym zbiorniku wyrobów energetycznych:

a) objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy,

b) od których została zapłacona akcyza,

c) zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie,

d) opodatkowanych zerową stawką akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, o których mowa w art. 89;

4) wyodrębnienie kwoty akcyzy, której pobór podlega zawieszeniu w związku z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy, oraz kwoty akcyzy, która przypadałaby do zapłaty, gdyby wyroby nie były zwolnione od akcyzy;

5) ustalenie ilości wyrobów akcyzowych wprowadzonych do składu podatkowego i wyprodukowanych w składzie podatkowym;

6) ustalenie ilości wysłanych lub otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, daty wysłania lub odbioru tych wyrobów, a także miejsca odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz informacje o dokumentach dostawy;

7) ustalenie właściciela wyrobów akcyzowych, innego niż podmiot prowadzący skład podatkowy, oraz posiadania przez tego właściciela wymaganej koncesji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne.

4. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, powinna umożliwiać ustalenie ilości oraz rodzajów magazynowanych w składzie podatkowym wyrobów niebędących wyrobami akcyzowymi, innych niż stanowiące wyposażenie składu podatkowego.

Art. 138b. 1. Zarejestrowany wysyłający prowadzi ewidencję wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności ustalenie ilości i rodzaju wyrobów akcyzowych wysyłanych z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy przez zarejestrowanego wysyłającego oraz określenie kwoty akcyzy, której pobór podlega zawieszeniu w związku z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy, oraz podmiotu, do którego są wysyłane wyroby akcyzowe.

Art. 138c. 1. Ewidencję wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo prowadzą: 

1) zarejestrowany odbiorca, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca;

2) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe wymienione w załączniku nr 2 do ustawy, znajdujące się poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej na terytorium kraju;

3) podatnik nabywający wewnątrzwspólnotowo wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy, które są objęte na terytorium kraju stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.

2. Przedstawiciel podatkowy prowadzi ewidencję nabywanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów akcyzowych dostarczanych na terytorium kraju przez sprzedawcę, którego jest przedstawicielem.

3. Ewidencje, o których mowa w ust. 1 i 2, powinny umożliwiać w szczególności:

1) ustalenie ilości i rodzaju wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo;

2) określenie kwot akcyzy;

3) ustalenie podmiotu, który wysłał wyroby akcyzowe, oraz podmiotu, na rzecz którego wyroby akcyzowe zostały nabyte wewnątrzwspólnotowo;

4) (uchylony)

4. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 pkt 1, powinna umożliwiać dodatkowo ustalenie posiadania przez właściciela, na rzecz którego zarejestrowany odbiorca dokonał nabycia wewnątrzwspólnotowego paliwa, wymaganej koncesji zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne.

Art. 138d. 1. Do prowadzenia ksiąg kontroli nad produkcją alkoholu etylowego, obrotem nim i jego zużyciem obowiązani są:

1) podmiot prowadzący skład podatkowy;

2) podmiot produkujący alkohol etylowy poza składem podatkowym na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 1 oraz pkt 4-5;

3) podmiot zużywający. 

2. Księgi kontroli, o których mowa w ust. 1, powinny umożliwiać w szczególności:

1) ustalenie ilości alkoholu etylowego wytworzonego, przetworzonego, przerobionego na ocet, znajdującego się w magazynie, oczyszczonego, skażonego, rektyfikowanego, odwodnionego, rozlanego w opakowania jednostkowe oraz zniszczonego;

2) określenie kwot akcyzy;

3) ustalenie miejsca i daty wytworzenia alkoholu etylowego, jego przetworzenia, przerobienia na ocet, dokonania obrotu nim w magazynie, jego oczyszczenia, skażenia, rektyfikacji, odwodnienia, rozlania go w opakowania jednostkowe oraz zniszczenia. 

Art. 138e. 1. Podmiot prowadzący skład podatkowy i zarejestrowany wysyłający prowadzą ewidencję dokumentów handlowych towarzyszących przemieszczaniu wyrobów akcyzowych innych niż określone w załączniku nr 2 do ustawy, objętych stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać dane dotyczące dokumentów handlowych, w szczególności w zakresie podmiotów i wyrobów akcyzowych, których te dokumenty dotyczą.

Art. 138f. 1. Ewidencję wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie prowadzą:

1) zarejestrowany odbiorca, z wyłączeniem zarejestrowanego odbiorcy posiadającego zezwolenie na jednorazowe nabycie wyrobów akcyzowych jako zarejestrowany odbiorca;

2) podmiot pośredniczący;

3) podmiot zużywający prowadzący działalność gospodarczą z użyciem wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, z wyłączeniem podmiotu zużywającego, który wyłącznie używa do celów opałowych pozostałe węglowodory gazowe o kodach CN od 2711 12 11 do 2711 19 00.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności ustalenie ilości i rodzaju wysłanych lub otrzymanych wyrobów akcyzowych zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, daty wysłania lub odbioru tych wyrobów, a także miejsca odbioru w przypadku ich przemieszczania oraz uzyskanie informacji o dokumentach dostawy.

Art. 138g. 1. Ewidencję suszu tytoniowego prowadzą: 

1) pośredniczący podmiot tytoniowy;

2) osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego, w przypadku gdy pośredniczącym podmiotem tytoniowym jest przedsiębiorca zagraniczny, o którym mowa w art. 20d pkt 1 lit. b;

3) podmiot reprezentujący przedsiębiorcę zagranicznego, o którym mowa w art. 20c, w przypadku gdy pośredniczącym podmiotem tytoniowym jest przedsiębiorca zagraniczny, o którym mowa w art. 20d pkt 1 lit. c;

4) podmiot prowadzący skład podatkowy, który magazynuje susz tytoniowy nieopodatkowany akcyzą poza składem podatkowym.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności:

1) ustalenie ilości suszu tytoniowego:

a) nabytego na terytorium kraju,

b) nabytego wewnątrzwspólnotowo,

c) importowanego,

d) sprzedanego na terytorium kraju,

e) dostarczonego wewnątrzwspólnotowo,

f) eksportowanego,

g) zużytego przez pośredniczący podmiot tytoniowy,

h) zniszczonego,

i) przemieszczanego ze składu podatkowego podmiotu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4,

j) przemieszczanego do składu podatkowego podmiotu, o którym mowa w ust. 1 pkt 4;

2) ustalenie:

a) podmiotu, od którego susz tytoniowy został nabyty lub importowany,

b) podmiotu, któremu susz tytoniowy został sprzedany,

c) podmiotu, do którego susz tytoniowy został dostarczony wewnątrzwspólnotowo lub wyeksportowany;

3) ustalenie ilości i sposobu przetwarzania suszu tytoniowego;

4) ustalenie miejsca i adresu magazynowania suszu tytoniowego przez podmiot, o którym mowa w ust. 1 pkt 4.

Art. 138h. 1. Ewidencję ilościową energii elektrycznej prowadzą:

1) podatnik dokonujący sprzedaży energii elektrycznej nabywcy końcowemu;

2) podatnik zużywający energię elektryczną w przypadku, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4;

3) podmiot reprezentujący, o którym mowa w art. 13 ust. 5;

4) podmiot dokonujący dostawy wewnątrzwspólnotowej lub eksportu energii elektrycznej.

2. Przepisy ust. 1 nie mają zastosowania do podmiotów produkujących energię elektryczną z generatorów o łącznej mocy nieprzekraczającej 1 MW, która nie jest dostarczana do instalacji połączonych i współpracujących ze sobą, służących do przesyłania tej energii, lecz jest zużywana przez ten podmiot, pod warunkiem że od wyrobów energetycznych wykorzystywanych do produkcji tej energii elektrycznej została zapłacona akcyza w należnej wysokości.

3. Podmioty określone w ust. 1 pkt 1-3 prowadzą ewidencję, o której mowa w ust. 1, na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych u nabywcy końcowego lub podmiotu zużywającego energię, a w przypadku braku urządzeń pomiarowych - na podstawie współczynnikowo określonego poziomu poboru energii przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podatnika.

4. Podmiot określony w ust. 1 pkt 4 prowadzi ewidencję, o której mowa w ust. 1, na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych, a w przypadku braku takich możliwości - na podstawie dokumentów rozliczeniowych.

5. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać odpowiednio dane niezbędne do określenia w okresach miesięcznych, z dokładnością do 0,001 MWh, łącznej ilości:

1) energii elektrycznej wyprodukowanej, nabytej wewnątrzwspólnotowo, zaimportowanej lub zakupionej na terytorium kraju;

2) energii elektrycznej sprzedanej nabywcom końcowym na terytorium kraju;

3) energii elektrycznej sprzedanej podmiotom posiadającym koncesję w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. - Prawo energetyczne;

4) energii elektrycznej dostarczonej wewnątrzwspólnotowo i wyeksportowanej;

5) energii elektrycznej zużytej na potrzeby własne;

6) energii elektrycznej zwolnionej od akcyzy na podstawie art. 30 ust. 6, 7 i 7a oraz przepisów wydanych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 2;

7) strat energii elektrycznej niepodlegających opodatkowaniu, o których mowa w art. 9 ust. 2.

6. W przypadku braku urządzeń pomiarowych pozwalających na precyzyjne określenie ilości, o których mowa w ust. 5 pkt 5 i 7, prowadzący ewidencję określa ilości szacunkowe.

Art. 138i. 1. Ewidencję wyrobów węglowych prowadzą:

1) pośredniczący podmiot węglowy dokonujący sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu;

2) pośredniczący podmiot węglowy używający wyrobów węglowych. 

2. Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN;

2) datę sprzedaży wyrobów węglowych i datę ich wydania finalnemu nabywcy węglowemu;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy węglowego;

4) datę wystawienia dokumentu dostawy albo innego dokumentu zastępującego dokument dostawy i numer identyfikujący dokument dostawy albo inny dokument zastępujący dokument dostawy, na podstawie którego wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy węglowemu. 

3. Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot węglowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, powinna zawierać dane dotyczące wyrobów węglowych:

1) użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31a ust. 1, lub

2) użytych do celów nieobjętych zwolnieniem

- w podziale na miesiące, w kilogramach, według nazwy oraz pozycji CN.

Art. 138j. 1. Ewidencję wyrobów gazowych prowadzą:

1) pośredniczący podmiot gazowy dokonujący sprzedaży wyrobów gazowych na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu;

2) pośredniczący podmiot gazowy używający wyrobów gazowych. 

2. Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość każdorazowo sprzedanych na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu wyrobów gazowych, odpowiednio w kilogramach albo metrach sześciennych, według nazwy oraz kodów CN, oraz ich wartość opałową;

2) datę sprzedaży wyrobów gazowych;

3) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedziby finalnego nabywcy gazowego;

4) datę wystawienia i numer faktury lub innego dokumentu, z których wynika zapłata należności za sprzedane przez podatnika wyroby gazowe, na podstawie których wyroby te zostały sprzedane na terytorium kraju finalnemu nabywcy gazowemu.

3. Jeżeli sprzedaż wyrobów gazowych jest udokumentowana tylko paragonem fiskalnym, ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, powinna zawierać dane, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4.

4. Ewidencja prowadzona przez pośredniczący podmiot gazowy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, powinna zawierać następujące dane:

1) ilość wyrobów gazowych, odpowiednio do dokonanych czynności:

a) użytych w ramach zwolnień, o których mowa w art. 31b ust. 1, 2 lub 3, lub

b) użytych do celów nieobjętych zwolnieniem, lub

c) wyprodukowanych, lub

d) nabytych wewnątrzwspólnotowo, lub

e) dostarczonych wewnątrzwspólnotowo, lub

f) importowanych, lub

g) eksportowanych, lub

h) nabytych na terytorium kraju, lub

i) sprzedanych na terytorium kraju

- w podziale na miesiące dokonania czynności, odpowiednio w kilogramach albo metrach sześciennych, według nazwy oraz kodów CN, oraz ich wartość opałową;

2) datę oraz adres miejsca dokonania czynności;

3) w przypadkach, o których mowa w pkt 1 lit. d-i, dane kontrahentów, z którymi dokonano tych czynności.

5. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, prowadzi się na podstawie wskazań urządzeń pomiarowo-rozliczeniowych, a w przypadku braku tych urządzeń - na podstawie współczynnikowo określonego poziomu poboru wyrobów gazowych przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podatnika.

Art. 138k. Ewidencje rodzaju, ilości i wartości wyrobów akcyzowych określonych w art. 118 ust. 1 pkt 1-3 i 6 prowadzą:

1) podmiot prowadzący skład podatkowy;

2) importer wyrobów akcyzowych;

3) podmiot dokonujący nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych;

4) podmiot produkujący wyroby akcyzowe, zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 1, 2, 4 lub 5;

5) właściciel wyrobów akcyzowych, o którym mowa w art. 13 ust. 3.

Art. 138l. 1. Ewidencję podatkowych znaków akcyzy prowadzą:

1) podmiot obowiązany do oznaczania wyrobów akcyzowych znakami akcyzy;

2) podmiot prowadzący skład podatkowy na terytorium kraju, któremu właściciel wyrobów akcyzowych, o którym mowa w art. 13 ust. 3, lub podmiot, o którym mowa w art. 116 ust. 1 pkt 7, przekazał znaki akcyzy w celu naniesienia ich na opakowania jednostkowe wyrobów akcyzowych lub na wyroby akcyzowe będące jego własnością. 

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1, powinna umożliwiać w szczególności określenie liczby znaków akcyzy otrzymanych, wydanych, wykorzystanych do naniesienia, uszkodzonych, zniszczonych, utraconych oraz zwróconych.

Art. 138m. 1. Sporządza się protokoły:

1) zniszczenia nieprzydatnych do spożycia, dalszego przerobu lub zużycia podlegających kontroli:

a) suszu tytoniowego,

b) innych niż susz tytoniowy wyrobów akcyzowych;

2) utraty, zniszczenia, uszkodzenia, zdjęcia, zniszczenia uszkodzonych lub zniszczonych znaków akcyzy oraz wydania lub zwrotu znaków akcyzy;

3) ustalenia ilości alkoholu etylowego podczas jego wydania z gorzelni;

4) skażenia alkoholu etylowego.

2. Protokoły, o których mowa w ust. 1, sporządza się w formie papierowej.

3. Protokoły, o których mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach. Egzemplarz protokołu przesyła się niezwłocznie właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

4. Protokoły, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się w co najmniej trzech egzemplarzach. Egzemplarz protokołu przesyła się niezwłocznie naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w zakresie akcyzy oraz naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w zakresie spraw dotyczących znaków akcyzy, z wyłączeniem przypadków, w których w czynnościach, które potwierdza protokół, uczestniczył przedstawiciel właściwego organu podatkowego.

5. Protokoły, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, sporządza się w trzech egzemplarzach, a w przypadku gdy alkohol etylowy skażony ma zostać wysłany do innego podmiotu, protokół sporządza się w czterech egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje właściwy naczelnik urzędu skarbowego, jeden egzemplarz protokołu - naczelnik urzędu celno-skarbowego lub komórka organizacyjna utworzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego na terenie podmiotu podlegającego kontroli celno-skarbowej - w przypadku kontroli celno-skarbowej wykonywanej jako kontrola stała w rozumieniu art. 55 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej.

6. Protokoły powinny umożliwiać w szczególności ustalenie odpowiednio:

1) daty zniszczenia oraz ilości i rodzaju zniszczonych wyrobów akcyzowych;

2) daty zniszczenia, utracenia, uszkodzenia, zdjęcia, wydania lub zwrócenia znaków akcyzy oraz ilości i rodzaju zniszczonych, utraconych, uszkodzonych, zdjętych, wydanych lub zwróconych znaków akcyzy;

3) sposobu zniszczenia wyrobów akcyzowych;

4) zapasu alkoholu etylowego w magazynie gorzelni przed jego wydaniem i po jego wydaniu oraz ilości alkoholu etylowego w naczyniach transportowych;

5) ilości pobranego do skażenia alkoholu etylowego, rodzaju i ilości dodanego środka skażającego lub dodanej substancji skażającej oraz ilości otrzymanego skażonego alkoholu etylowego. 

Art. 138n. W przypadku gdy zamierzone oznaczanie wyrobów akcyzowych znakami akcyzy następuje z powodu uszkodzenia znaków akcyzy na tych wyrobach, nieprawidłowego oznaczenia tych wyrobów bądź oznaczenia ich nieodpowiednimi znakami akcyzy, jak również z powodu wystąpienia w obrocie wyrobów akcyzowych nieoznaczonych znakami akcyzy, podmiot sporządza spis tych wyrobów i przedstawia go właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, w terminie 3 dni od dnia stwierdzenia wystąpienia tych zdarzeń lub od dnia ich wystąpienia, w celu jego potwierdzenia.

Art. 138o. Podmioty prowadzące działalność w zakresie produkcji piwa lub wina są obowiązane do prowadzenia dokumentacji zawierającej informacje o czynnościach produkcyjnych dotyczących tych wyrobów.

Art. 138p. 1. Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138l i art. 138o, prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej.

2. Ewidencje, o których mowa w art. 138a-138c i art. 138e-138l, mogą zostać zastąpione dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów prawa podatkowego innych niż przepisy o akcyzie, albo na podstawie przepisów o rachunkowości, pod warunkiem że dokumentacja ta zawiera wszystkie dane wymagane dla danej ewidencji.

Art. 138q. 1. Ewidencje i inne dokumentacje, o których mowa w art. 138a-138o, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały sporządzone.

2. Faktury i inne dokumenty, z których wynika zapłata należności za sprzedane przez podatnika wyroby gazowe, o których mowa w art. 138j ust. 2 pkt 4, powinny być przechowywane do celów kontroli przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione.