Art. 70. 1. Ewidencję wojskową prowadzi w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym lub w postaci papierowej Minister Obrony Narodowej. W ramach ewidencji wojskowej prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne:

1) teczkę akt personalnych;

2) dokumentację dyscyplinarną;

3) kartę ewidencyjną lub indywidualny zbiór ewidencyjny;

4) wtórnik karty ewidencyjnej;

5) księgę ewidencji;

6) książkę ewidencyjną;

7) zeszyt ewidencji przebiegu szkolenia wojskowego;

8) kartę poszukiwania.

2. W ewidencji wojskowej dopuszcza się również prowadzenie innych dokumentów, w tym rejestry osób podlegających kwalifikacji wojskowej powołanych do odbycia zasadniczej służby wojskowej w jednostce wojskowej, plan realizacji zadań w zakresie pokojowego uzupełnienia potrzeb osobowych jednostek wojskowych, zapotrzebowanie na uzupełnienie potrzeb mobilizacyjnych jednostki wojskowej w zakresie oficerów, podoficerów i szeregowych rezerwy, wykaz imienny żołnierzy rezerwy przewidzianych do powołania na kursy przeszkolenia kadr rezerwy, powiadomienie o możliwości nadania przydziału mobilizacyjnego żołnierzowi, wobec którego wydano ostateczną decyzję o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej.

3. Minister Obrony Narodowej prowadzi ewidencję wojskową przy pomocy:

1) Szefa Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji,

1a) Dyrektora Generalnego urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej,

2) szefa wojskowego centrum rekrutacji właściwego ze względu na miejsce stałego pobytu albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące,

3) kierownika komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr,

4) dowódcy jednostki wojskowej, szefa (kierownika, dyrektora) jednostki organizacyjnej

- w zakresie realizacji ustawowych zadań.

4. Dane zawarte w ewidencji wojskowej, w zakresie niezbędnym do realizacji zadań, przetwarzają:

1) Minister Obrony Narodowej;

1a) Dyrektor Generalny urzędu obsługującego Ministra Obrony Narodowej;

1b) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowników zatrudnionych w urzędzie obsługującym Ministra Obrony Narodowej;

2) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr;

3) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw zdrowia;

4) szef komórki organizacyjnej właściwej do spraw zarządzania zasobami osobowymi;

5) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw pracowniczych;

6) kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw dyscypliny wojskowej;

7) przełożony dyscyplinarny;

8) organ właściwy do wyznaczania na stanowiska służbowe;

9) dowódca jednostki wojskowej, szef (kierownik, dyrektor) jednostki organizacyjnej i ich przełożeni;

10) Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji;

11) szef wojskowego centrum rekrutacji;

12) Wojskowy Inspektor Sanitarny;

13) Wojskowy Inspektor Farmaceutyczny;

14) podmioty lecznicze utworzone lub nadzorowane przez Ministra Obrony Narodowej;

15) osoby upoważnione przez Ministra Obrony Narodowej.

5. Dane zawarte w ewidencji wojskowej przetwarzają również osoby upoważnione przez podmioty, o których mowa w ust. 4 pkt 2-14.

6. Ewidencję wojskową aktualizuje się na bieżąco.

7. Szef Centralnego Wojskowego Centrum Rekrutacji oraz szefowie wojskowych centrów rekrutacji współpracują z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego zadań ustawowych.

Art. 71. 1. W ewidencji wojskowej gromadzi się i przetwarza dane:

1) osób podlegających rejestracji, kwalifikacji wojskowej, obowiązkowi służby wojskowej oraz osób dobrowolnie zgłaszających się do służby wojskowej, a także podlegających innemu rodzajowi obowiązku obrony albo spełniających ten obowiązek oraz kandydatów do zawodowej służby wojskowej ubiegających się o przyjęcie na uczelnię wojskową lub uczelnię inną niż uczelnia wojskowa oraz kształcących się na tych uczelniach, którzy nie ukończyli 18. roku życia;

2) żołnierzy w czynnej służbie wojskowej oraz osób będących w rezerwie;

3) pracowników resortu obrony narodowej.

2. W ewidencji wojskowej gromadzi i przetwarza się następujące dane: 

1) osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1:

a) imię lub imiona oraz nazwisko, w tym nazwisko rodowe, oraz imiona i nazwiska poprzednie,

b) data oraz miejsce i kraj urodzenia,

c) numer PESEL,

d) imiona i nazwiska rodowe rodziców oraz ich numery PESEL, jeżeli zostały im nadane,

e) stan cywilny i rodzinny, w tym imiona i nazwisko, nazwisko rodowe oraz data urodzenia małżonka i dzieci,

f) obywatelstwo,

g) płeć,

h) wizerunek,

i) seria, numer i data ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego oraz oznaczenie organu wydającego dokument,

j) miejsce pobytu stałego albo pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące oraz adres do korespondencji i dane kontaktowe, a także adres najbliższej rodziny,

k) dane kontaktowe obejmujące numer telefonu i adres elektroniczny tej osoby oraz wskazanej przez nią osoby obejmujące nazwisko, imiona, adres zameldowania lub adres zamieszkania, numer telefonu i adres elektroniczny,

l) dotyczące wykształcenia i zawodu wyuczonego,

m) dotyczące nauki, w tym miejsce jej pobierania, oraz posiadane kwalifikacje zawodowe, w tym uprawnienia do wykonywania zawodów lub czynności,

n) dotyczące zatrudnienia lub prowadzonej działalności gospodarczej, w tym ich miejsce, rodzaj i okres oraz zajmowane stanowisko,

o) dotyczące zdolności do służby wojskowej,

p) dotyczące szkodliwego używania alkoholu lub używania środków odurzających, substancji psychotropowych lub innych podobnie działających substancji lub środków,

q) dotyczące orzeczeń psychologicznych,

r) stopień wojskowy, specjalność wojskowa, korpus osobowy i grupa osobowa,

s) dotyczące przeznaczenia do służby wojskowej lub jej form równorzędnych oraz służby zastępczej lub innych form obowiązku obrony,

t) dotyczące przydziału mobilizacyjnego, pracowniczego przydziału mobilizacyjnego lub przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego albo dotyczące wyłączenia od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,

u) dotyczące przebiegu czynnej służby wojskowej lub jej form równorzędnych albo zastępczych, w tym postępowań dyscyplinarnych i wyróżnień,

v) dotyczące karty mobilizacyjnej lub karty przydziału organizacyjno-mobilizacyjnego oraz karty i tabliczki tożsamości,

w) dotyczące prawomocnych orzeczeń w sprawach karnych oraz w sprawach o wykroczenia,

x) o zastosowaniu tymczasowego aresztowania, o osadzeniu w zakładzie karnym lub areszcie śledczym lub o umieszczeniu w zakładzie poprawczym oraz o zwolnieniu z tych zakładów lub aresztu,

y) informacje o osobie z Krajowego Rejestru Karnego,

z) data zgonu albo data znalezienia zwłok, numer aktu zgonu oraz oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt zgonu;

2) osób, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3:

a) dane, o których mowa w pkt 1,

b) stopień wojskowy, specjalność wojskowa, klasa kwalifikacyjna, korpus osobowy i grupa osobowa,

c) dotyczące przebiegu czynnej służby wojskowej i pracy, a w przypadku żołnierzy zawodowych - dodatkowo dotyczące przebiegu pracy zarobkowej,

d) dotyczące prawomocnych orzeczeń w sprawach karnych, w sprawach o wykroczenia oraz w postępowaniu administracyjnym lub dyscyplinarnym, a także odpowiedzialności zawodowej,

e) dotyczące zdrowia,

f) dotyczące szczepień,

g) dotyczące postępowań dyscyplinarnych i wyróżnień,

h) dotyczące uposażeń lub wynagrodzeń i wyróżnień,

i) fotografię.

3. Przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych w ewidencji wojskowej może się odbywać bez zgody i wiedzy osoby, której dotyczą te dane. Do przetwarzania tych danych ma zastosowanie przepis art. 2 ust. 2 lit. a RODO.

4. Osoby podlegające ewidencji wojskowej są obowiązane do udzielania informacji organom prowadzącym tę ewidencję w zakresie danych ich dotyczących i przetwarzanych w ewidencji wojskowej.

5. Podstawę prowadzenia ewidencji wojskowej stanowią dokumenty potwierdzające dane, o których mowa w ust. 2. Żołnierz, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, informuje niezwłocznie dowódcę jednostki wojskowej, w której pełni służbę, o zmianach danych gromadzonych i przetwarzanych w ewidencji wojskowej i przedstawia dokumenty potwierdzające te zmiany.

6. Podstawą wprowadzenia danych do ewidencji wojskowej są również rozstrzygnięcia, decyzje, rozkazy personalne oraz inne dokumenty dotyczące przebiegu czynnej służby wojskowej.

7. Pracownik resortu obrony narodowej informuje niezwłocznie szefa (kierownika, dyrektora) jednostki, w której jest zatrudniony, o zmianach danych gromadzonych i przetwarzanych w ewidencji wojskowej i przedstawia dokumenty potwierdzające te zmiany.

8. W odniesieniu do żołnierzy i osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, ewidencję wojskową prowadzi się do dnia podlegania obowiązkowi pełnienia służby wojskowej, o którym mowa w art. 5 ust. 1, albo do dnia:

1) zwolnienia z zawodowej służby wojskowej, jeżeli dzień ten wypada później niż dzień podlegania obowiązkowi pełnienia służby wojskowej;

2) uprawomocnienia się orzeczenia o trwałej i całkowitej niezdolności do służby wojskowej w czasie pokoju oraz w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;

3) zrzeczenia się obywatelstwa polskiego;

4) zgonu.

9. W odniesieniu do pracowników resortu obrony narodowej ewidencję wojskową prowadzi się do dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

10. Dane żołnierzy i osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, gromadzone i przetwarzane w ewidencji wojskowej przechowuje się do dnia, w którym upływa okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym osoby te kończą 60 lat życia, a w przypadku żołnierzy posiadających stopień podoficerski albo oficerski - 63 lata życia, albo od dnia zwolnienia żołnierza z zawodowej służby wojskowej, jeżeli został on zwolniony w roku kalendarzowym, w którym kończył więcej niż 60 lat życia, a w przypadku żołnierza posiadającego stopień podoficerski albo oficerski - więcej niż 63 lata życia.

11. Dane osób, o których mowa w ust. 1 pkt 3, gromadzone i przetwarzane w ewidencji wojskowej przechowuje się przez okres 10 lat od dnia rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.

Art. 75. Minister Obrony Narodowej określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia ewidencji wojskowej, w tym wzory dokumentów, o których mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 i 3-8, dokumenty będące podstawą wprowadzenia danych do tej ewidencji, sposób odtwarzania ewidencji wojskowej, uwzględniając kategorie osób objętych ewidencją wojskową, formy spełniania obowiązku obrony, a także przypadki, w których następuje potrzeba odtworzenia ewidencji wojskowej.

Art. 78. 1. Organy wojskowe wyposażają żołnierzy w czynnej służbie wojskowej oraz osoby pełniące służbę w jednostkach zmilitaryzowanych przydzielonych do Sił Zbrojnych, pracowników resortu obrony narodowej, cywilny personel medyczno-sanitarny Sił Zbrojnych, osoby cywilne towarzyszące Siłom Zbrojnym, personel organizacji "Polski Czerwony Krzyż" i innych ochotniczych organizacji pomocy, osoby cywilne wykonujące czynności duszpasterskie oraz inne osoby określone prawem międzynarodowym w karty i tabliczki tożsamości.

2. Karty tożsamości wydawane żołnierzom w czynnej służbie wojskowej wyjeżdżającym w celach służbowych za granicę stanowią również dowód tożsamości, o którym mowa w art. III ust. 2 lit. a Umowy między Państwami-Stronami Traktatu Północnoatlantyckiego dotyczącej statusu ich sił zbrojnych, sporządzonej w Londynie dnia 19 czerwca 1951 r. (Dz. U. z 2000 r. poz. 257 oraz z 2008 r. poz. 1052).

3. Żołnierzom, o których mowa w ust. 2, wydaje się również indywidualny lub zbiorowy rozkaz wyjazdu.

4. W kartach tożsamości zamieszcza się:

1) nazwisko i imię (imiona) posiadacza karty;

2) datę urodzenia posiadacza karty;

3) stopień wojskowy i oznaczenie książeczki wojskowej albo legitymacji służbowej posiadacza karty;

4) numer PESEL posiadacza karty;

5) wskazanie rodzaju Sił Zbrojnych lub nazwę instytucji (organizacji);

6) grupę krwi posiadacza karty;

7) fotografię i podpis posiadacza karty;

8) suchy odcisk pieczęci urzędowej organu wydającego kartę (wyłącznie na papierowych kartach tożsamości);

9) nazwę państwa wystawiającego kartę;

10) serię i numer karty;

11) elementy zabezpieczające kartę;

12) numer tabliczki tożsamości;

13) datę ważności lub wystawienia karty.

5. Na tabliczce tożsamości zamieszcza się:

1) numer seryjny;

1a) oznaczenie "SIŁY ZBROJNE RP";

2) imię i nazwisko;

3) numer PESEL;

4) oznaczenie grupy krwi.

5a. Na tabliczce tożsamości wydawanej w czasie mobilizacji i w czasie wojny umieszcza się wyłącznie dane, o których mowa w ust. 5 pkt 1 i 1a.

6. Na tabliczce tożsamości można dodatkowo zamieścić informacje dotyczące religii albo wyznania.

7. Minister Obrony Narodowej określi, w drodze rozporządzenia:

1) rodzaje oraz wzory kart i tabliczek tożsamości, sposób i tryb wnioskowania o wydanie karty i tabliczki tożsamości, wzór wniosku o wydanie karty i tabliczki tożsamości oraz organy właściwe do wnioskowania o ich wydanie,

2) sposób dokonywania wpisów w karcie i na tabliczce tożsamości oraz tryb i organy właściwe do ich deponowania, wydawania i ewidencjonowania,

3) tryb i przypadki wydawania kart i tabliczek tożsamości, a także przyczyny i tryb ich wymiany, zwrotu, unieważniania oraz postępowania w przypadku ich zniszczenia lub utraty,

4) wzór rozkazu wyjazdu

- uwzględniając konieczność zapewnienia sprawności i jednolitości postępowania w sprawie wydawania kart i tabliczek, ich ewidencjonowania, wymiany i zwrotu, a także rodzaj karty i tabliczki tożsamości w zależności od przypadku ich wydania, a także konieczność zapewnienia jednolitego stosowania wzoru rozkazu wyjazdu.