Prowadzenie ksiąg rachunkowych

§ 3. 1. Ewidencjonowanie zdarzeń w księgach rachunkowych kasy następuje zgodnie z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.

2. Ewidencji operacji gospodarczych dokonuje się w walucie polskiej i w walutach obcych, w których są wykonywane operacje.

3. Ewidencję księgową operacji w walutach obcych prowadzi się w poszczególnych walutach obcych i w walucie polskiej na odpowiednich kontach prowadzonych odrębnie dla wartości w poszczególnych walutach obcych i dla wartości w walucie polskiej.

§ 4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych kasy następuje według zasad określonych w ustawie oraz z uwzględnieniem następujących zasad:

1) chronologicznej rejestracji zdarzeń gospodarczych w dzienniku w każdym dniu operacyjnym w sposób umożliwiający uzgodnienie jego obrotów z zestawieniem obrotów i sald kont syntetycznych w każdym dniu operacyjnym;

2) ujmowaniu na kontach syntetycznych zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym, w kolejności chronologicznej, z zachowaniem zasady podwójnego zapisu, w sposób zapewniający sporządzenie w każdym dniu operacyjnym zestawienia obrotów i sald wszystkich kont syntetycznych;

3) ujmowaniu na kontach analitycznych zdarzeń gospodarczych w ujęciu systematycznym w sposób zapewniający sporządzenie w każdym dniu operacyjnym zestawienia obrotów i sald kont analitycznych uzgodnionego z saldami i zapisami na kontach syntetycznych;

4) ujmowaniu na kontach pozabilansowych zobowiązań pozabilansowych ze szczegółowością wynikającą z planu kont kasy oraz informacji sprawozdawczych;

5) obejmowaniu określonych rzeczowych składników majątku ewidencją ilościową i wartościową;

6) ujmowaniu zdarzeń wyłącznie na właściwych kontach syntetycznych, kontach analitycznych oraz kontach pozabilansowych wynikających z planu kont;

7) sporządzaniu zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych.

§ 5. 1. Zdarzenia wpływające na spełnienie przepisów wynikających z ustawy o kasach, ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych oraz niniejszego rozporządzenia są zapisywane w księgach rachunkowych w każdym dniu operacyjnym i odnoszone do okresów sprawozdawczych, których te zdarzenia dotyczą.

2. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie dowody księgowe zakwalifikowane do ujęcia w księgach rachunkowych w danym dniu operacyjnym, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

3. Na kontach pozabilansowych są ujmowane w szczególności zobowiązania o charakterze finansowym i gwarancyjnym, operacje walutowe, kontrakty kupna-sprzedaży instrumentów finansowych zawarte przez kasę w okresie pomiędzy zawarciem transakcji a jej rozliczeniem, a także udzielone i otrzymane zabezpieczenia.

§ 6. 1. Dowodem księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzeń gospodarczych są dokumenty otrzymane bądź sporządzone w ustalonej formie i spełniające warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 i 1a ustawy, oraz dyspozycja usługi płatniczej.

2. Dowody księgowe podlegają zaksięgowaniu w kasie w dniu zawarcia transakcji lub dokonania operacji.

3. Kasa wystawia dowody zastępcze dla udokumentowania operacji, dla których są wymagane zewnętrzne dowody źródłowe, jeżeli jest to niezbędne dla kompletności zapisów w księgach rachunkowych, realności wykazywania aktywów i pasywów oraz wyniku finansowego, a dowód zewnętrzny nie wpłynął w czasie umożliwiającym sporządzenie w terminie sprawozdania za dany okres sprawozdawczy.

4. Dowody księgowe sporządzane przy użyciu komputera oznacza się w sposób zapewniający możliwość stwierdzenia ich autentyczności oraz daty ich ujęcia w księgach rachunkowych.

§ 7. 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być zbiory danych sporządzone przy użyciu komputera, pod warunkiem że otrzymany zbiór uzyska trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodów księgowych i jest możliwe stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie.

2. Kasa stosuje procedury zapewniające sprawdzenie poprawności przetwarzania zbioru danych oraz kompletności i identyczności zapisów.

3. Dane źródłowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych podlegają ochronie w miejscu ich powstania, w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania dowodów księgowych sporządzonych na podstawie tych danych, bez względu na miejsce przechowywania tych dowodów księgowych.

§ 8. Kasa zapewnia prawidłowy obieg i kontrolę dowodów księgowych.

§ 9. 1. Na podstawie zapisów na poszczególnych kontach analitycznych sporządza się zestawienie obrotów i sald na koniec każdego dnia operacyjnego wykazujące rachunkową zgodność z księgą główną oraz obrotami dziennika.

2. Każdego dnia operacyjnego na podstawie zapisów na kontach syntetycznych sporządza się zestawienie obrotów i sald zawierające:

1) symbole lub nazwy kont;

2) obroty narastająco i salda na początek dnia operacyjnego, obroty za dany dzień oraz obroty narastająco i salda na koniec dnia operacyjnego;

3) sumy obrotów narastająco wszystkich kont na początek dnia operacyjnego, za dany dzień i na koniec dnia operacyjnego.

3. Obroty za dany dzień wykazane w zestawieniu obrotów i sald powinny być zgodne z obrotami dziennika.

4. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie obrotów i sald wszystkich kont analitycznych, kont syntetycznych, a na dzień inwentaryzacji - zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych.

5. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zawiera:

1) symbole lub nazwy kont;

2) salda na dzień otwarcia kont syntetycznych, obroty za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz salda na dzień zamknięcia kont syntetycznych;

3) sumę sald na dzień otwarcia kont syntetycznych, obrotów za okres od początku roku do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych i sumę sald na dzień zamknięcia kont syntetycznych; suma obrotów kont syntetycznych powinna być zgodna z obrotami dziennika liczonymi w sposób ciągły.