Prowadzenie ksiąg rachunkowych zakładu ubezpieczeń i zakładu reasekuracji, dokumentacja ubezpieczeniowa i reasekuracyjna

§ 5. 1. Księgi rachunkowe zakładu ubezpieczeń oraz księgi rachunkowe zakładu reasekuracji są prowadzone zgodnie z przepisami ustawy.

2. W przypadku wykonywania działalności w grupie 3 działu I tworzone ze składek ubezpieczeniowych i inwestowane w sposób określony w umowie ubezpieczenia aktywa ubezpieczeniowych funduszy kapitałowych podlegają wydzieleniu.

3. Zakład ubezpieczeń rejestruje na bieżąco, w szczególności:

1) w ramach wykonywanej działalności ubezpieczeniowej:

a) zawarte umowy ubezpieczenia,

b) zgłoszone szkody (roszczenia),

c) regresy i odzyski z tytułu zawartych umów ubezpieczenia,

d) ubezpieczeniowe fundusze kapitałowe;

2) w ramach wykonywanej działalności reasekuracyjnej - zawarte umowy reasekuracji czynnej;

3) w ramach wykonywanej działalności ubezpieczeniowej lub działalności reasekuracyjnej - zawarte umowy reasekuracji biernej.

4. Zakład reasekuracji rejestruje na bieżąco, w szczególności:

1) zawarte umowy reasekuracji czynnej;

2) zawarte umowy reasekuracji biernej.

5. Zakład ubezpieczeń oraz zakład reasekuracji aktualizuje, z zachowaniem możliwości weryfikacji uprzednio dokonanych zapisów, księgi rachunkowe oraz rejestry co najmniej na koniec każdego miesiąca.

6. Główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń mają obowiązek prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 3.

7. Oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń są zwolnione z obowiązku prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem że przepisy obowiązujące w państwie siedziby jednostki macierzystej nakładają na zagraniczny zakład ubezpieczeń obowiązek gromadzenia informacji co najmniej w zakresie określonym w rozporządzeniu.

8. Główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji mają obowiązek prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 4.

9. Oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji są zwolnione z obowiązku prowadzenia rejestrów, o których mowa w ust. 4, pod warunkiem że przepisy obowiązujące w państwie siedziby jednostki macierzystej nakładają na zagraniczny zakład reasekuracji obowiązek gromadzenia informacji co najmniej w zakresie określonym w rozporządzeniu.

§ 6. 1. Rejestr zawartych umów ubezpieczenia należy prowadzić w sposób umożliwiający uzyskanie o umowie ubezpieczenia co najmniej następujących informacji:

1) grupy i rodzaju ubezpieczeń, których umowa ubezpieczenia dotyczy;

2) danych identyfikujących umowę ubezpieczenia (numer polisy, datę rejestracji polisy, datę wystawienia polisy, datę zawarcia umowy);

3) danych identyfikujących ubezpieczającego, w przypadku zaś umów indywidualnych również dane identyfikujące ubezpieczonego i uprawnionych z umowy ubezpieczenia;

4) danych identyfikujących pośrednika ubezpieczeniowego, jeżeli umowa ubezpieczenia została zawarta za jego pośrednictwem;

5) okresu ubezpieczenia, należnej składki lub sposobu jej obliczenia oraz sumy ubezpieczenia lub sumy gwarancyjnej, w przypadku zaś umów ubezpieczenia z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym - wartości jednostek funduszu lub funduszy przysługujących ubezpieczonemu.

2. Zawarte umowy koasekuracji powinny być wyodrębniane w rejestrze i zawierać dane identyfikujące koasekuratora wiodącego.

3. W przypadku umów koasekuracji dane dotyczące wielkości należnej składki oraz sumy ubezpieczenia lub sumy gwarancyjnej, o których mowa w ust. 1 pkt 5, podlegają rejestracji w części przypadającej na zakład ubezpieczeń, a w przypadku solidarnej odpowiedzialności zakładu dodatkowo dane o całkowitej wysokości składki oraz o pełnym zakresie odpowiedzialności wynikającym z umowy.

4. W przypadku ubezpieczeń objętych umowami generalnymi, o których mowa w § 7 ust. 3 pkt 3, może mieć zastosowanie zbiorcza rejestracja umów ubezpieczenia, pod warunkiem ewidencji informacji określonych w ust. 1 w odniesieniu do każdego ubezpieczającego oddzielnie oraz dodatkowo danych umożliwiających ustalanie zakresu odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń.

5. W przypadku grupowych umów ubezpieczenia dane, o których mowa w ust. 1 pkt 5, podlegają rejestracji w wartościach przypadających na każdego ubezpieczonego.

§ 7. 1. Podstawę ewidencji składki przypisanej stanowi dokument potwierdzający zawarcie umowy ubezpieczenia, w tym aneksy do zawieranych umów ubezpieczenia zawierające obliczenie składki, zwane dalej "dokumentami ubezpieczeniowymi".

2. Dokumenty ubezpieczeniowe określają co najmniej:

1) strony umowy ubezpieczenia;

2) zakres odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń;

3) okres ubezpieczenia;

4) wysokość sumy ubezpieczenia lub sumy gwarancyjnej;

5) wysokość należnej składki.

3. Zestawienia zbiorcze dokumentów ubezpieczeniowych mogą mieć zastosowanie:

1) w przypadku gdy dokument ubezpieczenia jest wydawany z chwilą opłacenia całej składki;

2) w rozliczeniach z pośrednikami ubezpieczeniowymi - w odniesieniu do każdego pośrednika oddzielnie;

3) w rozliczeniach z ubezpieczającymi z tytułu ubezpieczeń objętych umowami generalnymi - w odniesieniu do każdego ubezpieczającego oddzielnie.

4. Zestawienia zbiorcze dokumentów ubezpieczenia sporządza się według grup i rodzajów ubezpieczeń.

5. Dokumenty ubezpieczeniowe wraz z załącznikami oraz dodatkowymi dokumentami związanymi z umową ubezpieczenia należy wystawiać w sposób chronologiczny, uniemożliwiający ich podwójną rejestrację.

6. Niewykorzystane druki polis oraz inne druki ścisłego zarachowania potwierdzające zawarcie umowy ubezpieczenia należy inwentaryzować co najmniej raz w roku obrotowym, a ewentualne różnice w liczbie tych druków rozliczać w tym samym roku obrotowym.

7. Ewidencję składki przypisanej należy prowadzić w sposób umożliwiający identyfikację umowy ubezpieczenia, której składka dotyczy.

§ 8. Rejestr zawartych umów reasekuracji czynnej należy prowadzić w sposób umożliwiający uzyskanie co najmniej następujących informacji:

1) danych identyfikujących umowę reasekuracji (rodzaj umowy, numer umowy);

2) danych identyfikujących cedenta oraz danych identyfikujących brokera, jeżeli umowa została zawarta za jego pośrednictwem;

3) daty rejestracji umowy reasekuracji, daty wejścia w życie umowy oraz okresu obowiązywania umowy;

4) grup i rodzajów ubezpieczeń objętych umową;

5) danych umożliwiających ustalenie udziału oraz maksymalnej odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń albo zakładu reasekuracji w umowie reasekuracji czynnej;

6) danych umożliwiających ustalenie na dzień bilansowy salda rozliczeń z każdym cedentem z umowy reasekuracji czynnej.

§ 9. Rejestr zawartych umów reasekuracji biernej należy prowadzić w sposób umożliwiający uzyskanie co najmniej następujących informacji:

1) określenia rodzaju umowy reasekuracji biernej oraz numeru umowy, jeżeli występuje;

2) danych identyfikujących reasekuratorów i ich udziałów w cesji oraz danych identyfikujących brokera, jeżeli umowa została zawarta za jego pośrednictwem;

3) daty rejestracji umowy reasekuracji biernej, daty wejścia w życie umowy oraz okresu obowiązywania umowy;

4) grup i rodzajów ubezpieczeń objętych umową reasekuracji biernej;

5) danych umożliwiających ustalenie udziału własnego oraz maksymalnej odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń albo zakładu reasekuracji w umowie reasekuracji biernej;

6) danych umożliwiających ustalenie na dzień bilansowy salda rozliczeń z każdym reasekuratorem z umowy reasekuracji biernej.

§ 10. Podstawę zapisów w rejestrach, o których mowa w § 8 i § 9, stanowią umowa reasekuracji oraz wystawiane na jej podstawie odpowiednie dokumenty rozliczeniowe (rachunki techniczne) lub inne dokumenty określające co najmniej:

1) strony umowy;

2) rodzaje ryzyk objętych umową;

3) okres obowiązywania umowy;

4) dane umożliwiające ustalenie zakresu ochrony reasekuracyjnej oraz

5) niezbędne dane umożliwiające ustalenie udziału zakładu ubezpieczeń albo zakładu reasekuracji w umowie, w szczególności w zakresie rezerw techniczno-ubezpieczeniowych, jak również w zakresie podziału zysku z umowy, jeżeli wynika to z warunków umowy.

§ 11. 1. Rejestry w zakresie szkód (roszczeń) zgłoszonych są prowadzone w sposób umożliwiający uzyskanie dla każdej szkody oddzielnie co najmniej następujących informacji:

1) daty i numeru rejestracji szkody, daty wystąpienia szkody oraz daty zgłoszenia szkody (roszczenia);

2) danych identyfikujących umowę ubezpieczenia, której szkoda dotyczy;

3) grupy i rodzaju ubezpieczenia, którego szkoda dotyczy;

4) danych identyfikujących sprawcę szkody, jeżeli jest ustalony;

5) wartości roszczenia o odszkodowanie lub inne świadczenie lub jego oszacowania;

6) wartości (części lub całości) wypłaconego odszkodowania lub innego świadczenia i daty wypłaty;

7) wartości niewypłaconego odszkodowania lub innego świadczenia ujętego w rezerwie na niewypłacone odszkodowania i świadczenia.

2. Rejestry należy prowadzić w sposób umożliwiający sporządzenie na dzień bilansowy wykazu szkód zgłoszonych do zakładu ubezpieczeń, o których mowa w § 12 ust. 3, w podziale na lata kalendarzowe zgłoszenia szkody oraz w podziale na lata kalendarzowe zaistnienia szkody.

3. Rejestry w zakresie szkód, o których mowa w ust. 1, prowadzi się wyłącznie dla działalności bezpośredniej.

§ 12. 1. Dla każdej szkody jest tworzona dokumentacja szkodowa opatrzona numerem rejestracji szkody.

2. Dokumentacja szkodowa zawiera ponumerowane dokumenty dotyczące zdarzenia i związanego z nim zgłoszenia szkody, dokumenty przedstawiające opis elementów szkody oraz szczegóły wpłat i wypłat związanych ze szkodą.

3. Na dzień bilansowy, dla każdej grupy ubezpieczeń oddzielnie, sporządza się, z zastrzeżeniem ust. 5: 

1) wykaz szkód zgłoszonych w okresie sprawozdawczym obejmujący dla każdej szkody:

a) numer rejestracji szkody,

b) datę zgłoszenia szkody,

c) datę zajścia szkody,

d) kwoty wypłacone w bieżącym okresie sprawozdawczym z tytułu tej szkody,

e) wartość utworzonej na koniec okresu sprawozdawczego rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia z tytułu szkody zgłoszonej;

2) wykaz szkód zgłoszonych w poprzednich okresach sprawozdawczych, a niezlikwidowanych do końca poprzedniego okresu sprawozdawczego, obejmujący dla każdej szkody:

a) numer rejestracji szkody,

b) datę zgłoszenia szkody,

c) datę zajścia szkody,

d) wartość utworzonej na koniec poprzedniego okresu sprawozdawczego rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia z tytułu szkody zgłoszonej,

e) kwoty wypłacone w bieżącym okresie sprawozdawczym oraz

f) wartość utworzonej na koniec okresu sprawozdawczego rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia z tytułu szkody zgłoszonej.

4. Zakłady ubezpieczeń, które nie ustalają rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia metodą indywidualną w wykazie szkód zgłoszonych, odpowiednio zamiast wartości rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia z tytułu szkody zgłoszonej dla każdej szkody oddzielnie przedstawiają łączną wartość utworzonej dla tych szkód rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia.

5. Na dzień bilansowy sporządza się, oprócz wykazu określonego w ust. 3, wykaz szkód, z tytułu których zakład ubezpieczeń odmówił wypłaty części lub całości odszkodowania lub innego świadczenia, a wierzyciel wystąpił na drogę postępowania sądowego.

6. Wykaz, o którym mowa w ust. 5, obejmuje:

1) oddzielnie dla każdej szkody:

a) numer rejestracji szkody,

b) datę zgłoszenia szkody,

c) datę zaistnienia szkody,

d) wartość spornej kwoty roszczenia,

e) koszty procesu sądowego;

2) łącznie dla szkód, z tytułu których zakład ubezpieczeń odmówił wypłaty części lub całości odszkodowania lub innego świadczenia - wartość rezerwy na sprawy sporne z tytułu szkód zgłoszonych.

§ 13. 1. Rejestry regresów i odzysków należy prowadzić wyłącznie dla działalności bezpośredniej oraz w sposób umożliwiający uzyskanie co najmniej następujących informacji:

1) numeru rejestracji szkody oraz wartości szkody, której regres lub odzysk dotyczy;

2) danych identyfikujących:

a) dłużnika - w przypadku regresów,

b) przedmiot odzysku - w przypadku odzysków;

3) wartości roszczeń;

4) wartości otrzymanych regresów i odzysków.

2. Rejestry należy prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie wartości regresów i odzysków związanych z daną szkodą, jak również ustalenie wartości regresów i odzysków w podziale na lata kalendarzowe zgłoszenia szkody oraz w podziale na lata kalendarzowe zaistnienia szkody, których regresy i odzyski dotyczą.

3. Rejestry w zakresie regresów i odzysków, o których mowa w ust. 1, prowadzą wyłącznie zakłady ubezpieczeń wykonujące działalność w dziale II.

§ 14. 1. Zakład ubezpieczeń wykonujący działalność w grupie 3 działu I prowadzi rejestry funduszy odrębnie dla każdego ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego.

2. Rejestr funduszu służy ustaleniu wartości aktywów netto przypadających na jednostkę rozrachunkową funduszu, a w przypadku gdy ryzyko lokaty ponosi zakład ubezpieczeń - odpowiednio wartości zobowiązania przypadającego na jednostkę.

3. Przychody i koszty oraz aktywa i pasywa danego funduszu nie mogą być kompensowane z innymi przychodami i kosztami oraz aktywami i pasywami zakładu ubezpieczeń.

4. W przypadku ubezpieczeń na życie, jeżeli ryzyko lokaty ponosi ubezpieczający, rejestry funduszu prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie wartości lokaty, o której mowa w § 43.

5. Rejestry prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie wielkości wyodrębnionych aktywów funduszu oraz zmian wielkości tych aktywów w okresie sprawozdawczym, w tym co najmniej ustalenie dla każdego funduszu:

1) wartości składek otrzymanych przez zakład ubezpieczeń i przeznaczonych na fundusz przed potrąceniem wszelkich opłat z rachunku jednostek oraz wartości przychodów z lokat - w ramach przychodów funduszu;

2) wartości opłat potrącanych ze składek, wartości opłat potrącanych ze środków funduszu, wartości kosztów zarządzania lokatami funduszu - w ramach kosztów funduszu;

3) stanów oraz zmian aktywów i zobowiązań funduszu, w szczególności w zakresie lokat funduszu;

4) wartości aktywów zakładu ubezpieczeń przeznaczonych na zwiększenie ubezpieczeniowego funduszu kapitałowego, w przypadku gdy gwarantowana stopa zwrotu z lokat funduszu jest wyższa od faktycznie osiągniętej przez zakład ubezpieczeń w okresie sprawozdawczym.

6. Rejestry należy prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie wartości nabycia jednostek uczestnictwa przydzielonych każdemu ubezpieczonemu, wartości bieżącej tych jednostek oraz wartości jednostek, po której są one umarzane.

§ 15. 1. W ubezpieczeniach działu II poniesione w okresie sprawozdawczym koszty akwizycji w części przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze są rozliczane w czasie, na zasadach obowiązujących przy tworzeniu rezerwy składek.

2. W reasekuracji ubezpieczeń działu II poniesione w okresie sprawozdawczym koszty akwizycji w części przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze są rozliczane w czasie, na zasadach obowiązujących przy tworzeniu rezerwy składek.

3. Przeniesione na przyszłe okresy sprawozdawcze koszty akwizycji, o których mowa w ust. 1 i 2, są ujmowane w aktywach bilansu.

4. W przypadku rozwiązania umowy ubezpieczenia aktywowane koszty akwizycji dotyczące tej umowy są ujmowane w koszty w tym samym miesiącu, w którym następuje rozwiązanie umowy ubezpieczenia.

§ 16. 1. W ubezpieczeniach działu I i w reasekuracji ubezpieczeń działu I poniesione w okresie sprawozdawczym koszty akwizycji w części przypadającej na przyszłe okresy sprawozdawcze są rozliczane w czasie.

2. Przeniesione na przyszłe okresy sprawozdawcze koszty akwizycji, o których mowa w ust. 1, są ujmowane w aktywach bilansu, w części, w której nie zostały uwzględnione w wyliczeniu rezerwy ubezpieczeń na życie.

3. W ubezpieczeniach działu I i w reasekuracji ubezpieczeń działu I koszty akwizycji podlegają rozliczeniu w czasie wyłącznie przy zastosowaniu metod aktuarialnych.

4. W przypadku rozwiązania umowy ubezpieczenia przed terminem aktywowane koszty akwizycji dotyczące tej umowy są ujmowane w koszty w tym samym miesiącu, w którym następuje rozwiązanie umowy ubezpieczenia.

5. Koszty akwizycji nie podlegają aktywowaniu w ubezpieczeniach na życie, gdy ryzyko lokaty ponosi ubezpieczający, jeżeli dla tych ubezpieczeń nie jest określona częstotliwość i wysokość opłacanej składki.

§ 17. 1. W odniesieniu do transakcji:

1) połączenia zakładu ubezpieczeń z innym zakładem ubezpieczeń lub przejęcia innego zakładu ubezpieczeń przez zakład ubezpieczeń,

2) połączenia zakładu reasekuracji z innym zakładem reasekuracji lub przejęcia innego zakładu reasekuracji przez zakład reasekuracji

- stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału 4a ustawy.

2. W odniesieniu do transakcji przeniesienia portfela ubezpieczeń, o którym mowa w art. 298 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, lub przeniesienia portfela reasekuracji, o którym mowa w art. 305 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przejęcia innego zakładu ubezpieczeń przez zakład ubezpieczeń albo przejęcia innego zakładu reasekuracji przez zakład reasekuracji, z zastrzeżeniem ust. 3-6.

3. Na dzień przejęcia portfela ubezpieczeń lub portfela reasekuracji przez zakład ubezpieczeń rezerwy techniczno-ubezpieczeniowe są wyceniane według zasad obowiązujących w zakładzie ubezpieczeń przejmującym. Powstałe z tego tytułu różnice odpowiednio zwiększają lub zmniejszają powstałą w wyniku przejęcia wartość firmy lub ujemną wartość firmy.

4. Na dzień przejęcia portfela reasekuracji przez zakład reasekuracji rezerwy techniczno-ubezpieczeniowe są wyceniane według zasad obowiązujących w zakładzie reasekuracji przejmującym. Powstałe z tego tytułu różnice odpowiednio zwiększają lub zmniejszają powstałą w wyniku przejęcia wartość firmy lub ujemną wartość firmy.

5. Wartość firmy powstała w wyniku przejęcia portfela ubezpieczeń lub portfela reasekuracji ulega umorzeniu proporcjonalnie do terminów rozwiązywania przejętych rezerw techniczno-ubezpieczeniowych, jednak nie dłużej niż 5 lat. W przypadkach uzasadnionych szczególnym charakterem przejmowanych zobowiązań zakład ubezpieczeń albo zakład reasekuracji może wydłużyć termin umorzenia wartości firmy do 20 lat.

6. Jeżeli w wyniku zaistniałych po dniu przeniesienia portfela ubezpieczeń lub portfela reasekuracji zdarzeń lub uzyskanych informacji stwierdzono, że wartość bilansowa aktywów i zobowiązań określona na dzień przeniesienia portfela ubezpieczeń lub portfela reasekuracji była niewłaściwa, należy dokonać do końca następnego roku obrotowego, po roku, w którym nastąpiło przeniesienie portfela ubezpieczeń lub portfela reasekuracji, odpowiedniej korekty wartości firmy lub ujemnej wartości firmy, pod warunkiem że jednostka przewiduje odzyskanie wartości korekty z przyszłych korzyści ekonomicznych. W przeciwnym przypadku korektę taką zalicza się odpowiednio do pozostałych przychodów lub kosztów operacyjnych.

§ 18. 1. W przypadku likwidacji szkód komunikacyjnych wynikłych ze zdarzeń zaistniałych poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dowodem księgowym, stanowiącym podstawę ewidencji zdarzenia gospodarczego, może być dokument obciążeniowy przekazany w formie określonej w Regulaminie Wewnętrznym, wymienionym w Porozumieniu Wielostronnym, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. z 2013 r. poz. 392, z 2014 r. poz. 827 oraz z 2015 r. poz. 1273, 1691, 1844 i 2281).

2. W przypadku bezpośredniej likwidacji szkód, przeprowadzanej zgodnie z postanowieniami porozumienia zawartego przez zakłady ubezpieczeń, dowodem księgowym stanowiącym podstawę ewidencji zdarzenia gospodarczego może być dokument obciążeniowy przekazany w formie określonej w tym porozumieniu.