X. Techniczno-organizacyjne problemy ewidencji środków trwałych

Dokumentacja obrotu

10.1. Stanowiące przedmiot standardu zdarzenia polegające na: pozyskaniu, ulepszeniu, dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych bądź powodowanych utratą wartości, rozchodzie środków trwałych wymagają udokumentowania dowodami spełniającymi warunki określone w art. 21 ustawy.

10.2. Ze względu na różnorodność zdarzeń związanych z obrotem środkami trwałymi zaleca się, by do każdego rodzaju zdarzenia stosować odmienny typ (oznaczenie) dokumentu księgowego. Przykładowo, są to znormalizowane dokumenty OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania, LT - likwidacja, MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego, PK-AM - księgowanie amortyzacji. Zróżnicowanie dokumentów księgowych ułatwi przeprowadzanie analiz związanych z obrotem środkami trwałymi.

10.3. Podjęcie kluczowych decyzji powodujących pozyskanie lub rozchód środków trwałych, takich jak np. podjęcie decyzji o budowie, wyłączeniu z użytkowania, bądź przeznaczeniu do likwidacji wymaga odpowiedniego udokumentowania. Przykładem dokumentu, potwierdzającego przyjęcie do użytkowania środka trwałego, może być protokół odbioru technicznego środka trwałego.

10.4. Podstawowym dokumentem księgowym, na podstawie którego następuje wprowadzenie środka trwałego do ksiąg rachunkowych jest dokument OT, w którym są zawarte informacje o środku trwałym, takie jak np.: wartość początkowa, oznaczenie dokumentu stanowiącego podstawę jego pozyskania, data pozyskania, data przyjęcia do używania, numer inwentarzowy obiektu, numer KŚT, stawka lub stopa amortyzacji. Zaleca się prowadzenie kart środków trwałych odrębnie dla każdego obiektu inwentarzowego.

10.5. Dla uzyskania danych do sporządzania sprawozdań, zapewnienia ochrony majątku jednostki, ułatwienia rozliczeń kosztów, itp. jednostka uwzględnia w księgach pomocniczych (ewidencji środków trwałych), w których ujęto poszczególne obiekty inwentarzowe, odpowiednie przekroje klasyfikacyjne. Przykładowo, jest to podział obiektów inwentarzowych środków trwałych wg grup KŚT, podział na własne i przyjęte w leasing finansowy, podział wg miejsc użytkowania, itp.

10.6. Ewidencję środków trwałych jednostka prowadzi zgodnie z przepisami rozdziału 2 ustawy w sposób zapewniający zaspokojenie zarówno jej potrzeb zarządczych, sprawozdawczych (w tym dotyczących ustalania odroczonego podatku dochodowego), jak i wymogów podatkowych.

Specyfika inwentaryzacji środków trwałych

10.7. Zgodnie z art. 26 ustawy, środki trwałe podlegają okresowej inwentaryzacji, której głównymi celami są:

a) weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,

b) wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki oraz

c) ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę do dokonania testów na trwałą utratę wartości.

10.8. Inwentaryzacją obejmuje się również obce środki trwałe użytkowane przez jednostkę, zaś informację o weryfikacji ich stanów przekazuje jednostkom, które są ich właścicielami.

10.9. Podstawową jednostką ewidencyjną podlegającą inwentaryzacji jest obiekt inwentarzowy. Pomocniczymi jednostkami podlegającymi inwentaryzacji są części dodatkowe i peryferyjne.

10.10. Jednostka powinna ustalić szczegółowe procedury inwentaryzacyjne zgodne z wymogami ustawy, uwzględniające liczbę obiektów i specyfikę jej środków trwałych. Zaleca się, by związane z inwentaryzacją zagadnienia, regulowane były w formie instrukcji inwentaryzacyjnej.

10.11. Specyfika inwentaryzacji środków trwałych polega na tym, że:

a) inwentaryzację gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe - przeprowadza się drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. pkt 10.18),

b) inwentaryzację nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na cztery lata w dowolnym dniu roku (por. pkt 10.14),

c) w przypadkach nie wymienionych w pkt a i b inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

10.12. Metoda spisu z natury to podstawowa metoda inwentaryzacji środków trwałych polegająca na liczeniu i pomiarach środków trwałych. Spisane z natury obiekty inwentarzowe wykazuje się w arkuszach spisowych.

10.13. Niekiedy podczas spisu z natury stosowane są specjalistyczne metody pomiaru - jak np. metoda geodezyjna przydatna do oceny stanu technicznego inwentaryzowanego majątku (np. konstrukcji przeciwpowodziowych, mostów, itp.) Uzyskane wyniki mogą stanowić przesłankę do ustalenia odpisów z tytułu utraty wartości lub do podjęcia w przyszłości działań remontowych lub modernizacyjnych środków trwałych.

10.14. Inwentaryzację drogą spisu z natury zazwyczaj przeprowadzają zespoły - mogą one dysponować danymi z ewidencji księgowej (np. kartami obiektów środków trwałych), gdyż ogranicza to niebezpieczeństwo pominięcia podczas spisu informacji zapewniających ustalenie charakterystyki i kompletności obiektów.

10.15. Podczas spisu odnotowania wymaga każda niekompletność obiektu inwentarzowego lub - przeciwnie - wyposażenie go w części dodatkowe lub peryferyjne niewykazane w ewidencji, fakt wyłączenia z użytkowania, uszkodzenia, lub stan odbiegający od stanu jaki jest właściwy dla środka trwałego w określonym wieku.

10.16. Podczas spisu nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia.

10.17. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie - na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów.

10.18. Metodą weryfikacji inwentaryzuje się:

a) grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych; weryfikacja polega tu na sprawdzeniu, czy jednostka dysponuje dokumentami, potwierdzającymi jej tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni lub tytuł do praw, czy w ciągu okresu nastąpiły zmiany w tym zakresie, a w konsekwencji - czy w księgach rachunkowych prawidłowo wykazano wartość gruntu i praw,

b) środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży; weryfikacja polega na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych itp.,

c) środki trwałe w budowie, w przypadku których należy sprawdzić czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej, albo czy nie zaniechano ich budowy, co może stanowić przesłankę do dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości,

d) środki trwałe znajdujące się poza jednostką, w przypadku kiedy jednostka, w której się aktualnie znajdują, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, leasing operacyjny, do remontu, środki trwałe w drodze - pojazdy, wagony, statki).

10.19. Wszystkie przeprowadzone w trakcie inwentaryzacji czynności wymagają odpowiedniego udokumentowania.