Sposób prowadzenia ewidencji, ksiąg kontroli i innych dokumentacji

§ 2. 1. Ewidencje, o których mowa w art. 138a ust. 1, art. 138b, art. 138c, art. 138e-138l ustawy, księgi kontroli, o których mowa w art. 138d ust. 1 ustawy, oraz dokumentacja, o której mowa w art. 138o ustawy, zwane w niniejszym rozdziale "dokumentacją", prowadzone są w sposób ciągły i umożliwiający identyfikację poszczególnych rodzajów wyrobów akcyzowych oraz podlegających wpisaniu czynności lub stanów faktycznych związanych z wyrobami akcyzowymi, znakami akcyzy lub dokumentami handlowymi towarzyszącymi przemieszczaniu wyrobów akcyzowych.

2. Wpisów do dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu czynności lub zaistnieniu stanu faktycznego, podlegających wpisaniu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego.

3. W przypadku:

1) zużycia energii elektrycznej, użycia wyrobów gazowych albo wyrobów węglowych, wpisów do ewidencji prowadzonej odpowiednio przez podatnika zużywającego energię elektryczną, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy, pośredniczący podmiot gazowy albo pośredniczący podmiot węglowy, dokonuje się nie rzadziej niż raz w miesiącu;

2) informacji dotyczących zużywanych wyrobów zwolnionych od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, których ilość ustalana jest na podstawie współczynnikowo określonego poziomu ich zużycia przez poszczególne urządzenia, wskazanego w dokumentacji prowadzonej przez podmiot zużywający - wpisów do ewidencji, o której mowa w art. 138f ustawy, prowadzonej przez podmiot zużywający, dokonuje się raz w miesiącu, po zweryfikowaniu ilości podczas dokładnej i rzeczywistej kontroli zużycia.

§ 3. W ewidencji, o której mowa w art. 138h ust. 1 pkt 1 ustawy, ilość energii elektrycznej, o której mowa w art. 138h ust. 5 pkt 2 i 3 ustawy, wynikająca z faktur, ujmowana jest zgodnie z datą dokonania lub zakończenia dostawy wykazaną na fakturze.

§ 4. 1. Ewidencja, o której mowa w art. 138l ustawy, zwana dalej "ewidencją banderol podatkowych", jest prowadzona odrębnie dla każdej serii banderol.

2. W ewidencji banderol podatkowych jako wydanie wpisuje się także otrzymanie nowych banderol w zamian za banderole utracone, uszkodzone albo zniszczone w procesie oznaczania wyrobów akcyzowych w ramach dopuszczalnych norm strat banderol w stosunku do łącznej liczby banderol wykorzystanych w ciągu miesiąca kalendarzowego do oznaczania wyrobów akcyzowych.

3. Podstawę dokonania odpowiednich wpisów do ewidencji banderol podatkowych stanowi dokument rozliczeniowy, o którym mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 132 ust. 5 ustawy.

§ 5. 1. Podmiot prowadzący dokumentację w formie papierowej, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w § 15 pkt 1 oraz w § 18 pkt 1 i 2, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie 3 dni roboczych od ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczy dokumentacja, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Podmiot prowadzący ewidencję, o której mowa w art. 138h-138j ustawy, w formie papierowej, dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy ewidencja.

3. W przypadku zastąpienia ewidencji prowadzonej w formie papierowej dokumentacją prowadzoną na podstawie przepisów o rachunkowości, podmiot prowadzący dokumentację dokonuje jej zamknięcia i miesięcznego podsumowania za każdy miesiąc kalendarzowy, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy dokumentacja.

4. Stan ewidencyjny ustalony w wyniku zamknięcia i podsumowania dokumentacji, o których mowa w ust. 1-3, przenosi się na następny miesiąc jako stan początkowy.

§ 6. Ustalony rzeczywisty stan zapasów wyrobów akcyzowych, po porównaniu ze stanem ewidencyjnym, podlega wpisaniu do ewidencji i jest przyjmowany jako stan początkowy na następny okres.

§ 7. Podmiot prowadzący ewidencję w formie elektronicznej przekazuje na żądanie właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego raport z ewidencji we wskazanym zakresie i za wskazane miesiące, w terminie 14 dni od dnia doręczenia żądania.

§ 9. 1. Do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może być wykorzystywany więcej niż jeden program komputerowy.

2. Dokumentacja w formie elektronicznej prowadzona jest zgodnie z pisemną instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej dokumentacji i w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą;

2) umożliwiała dokonywanie korekty danych wyłącznie przy opatrzeniu jej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;

3) pozwalała na drukowanie wpisów i raportów, o których mowa w § 7, w porządku chronologicznym;

4) uniemożliwiała usuwanie wpisów.

3. Podmiot prowadzący dokumentację w formie elektronicznej przechowuje kopię dokumentacji zapisaną na informatycznym nośniku danych, w sposób zapewniający ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą, lub w formie wydruku sporządzonego za okresy jednodniowe.